Escritórios de design econômico e arejado: o fim das mesas e da privacidade

Coisas que você encontrará ao chegar de manhã na GlaxoSmithKline no polo industrial de Navy Yard, na Filadélfia: uma sala tranquila para oração, uma sala panorâmica com vista para a cidade para reuniões de improviso, estações de trabalho que permitem ao usuário digitar num teclado enquanto caminha 2 km em uma esteira e grandes chances de topar com o CEO da empresa em algum momento do dia.

No entanto, existe uma coisa que você não encontrará em 19 m2 de espaço: sua mesa.

O design dos escritórios da GSK constitui uma nova abordagem do local de trabalho que privilegia a filosofia dos espaços abertos e usa um conceito chamado às vezes de hoteling. Todos os funcionários, inclusive a alta gerência, são distribuídos em "vizinhanças" — áreas ocupadas por empregados que realizam tarefas interligadas — mas ninguém tem uma mesa fixa. Os pertences pessoais ficam guardados em um armário pequeno.

Muitos empregados trabalham em pé em terminais de computadores. Todos são incentivados a se deslocar — a passar um tempo na lanchonete, no deck ao lado de um telhado repleto de plantas nativas ou a se sentar em um sofá numa sala tranquila ou no saguão. A ideia é que os encontros casuais promovam o diálogo e a colaboração, o que não acontece quando as mentes criativas ficam presas a uma única tarefa. Na GSK, as pessoas chamam isso de "trabalho inteligente".

Pode-se chamar também essa estratégia de contenção inteligente de custo. O novo design permitiu a GSK colocar o mesmo número de funcionários — 1.300 nessa unidade específica — num total de metros quadrados que é 1/3 do tamanho ocupado previamente.

A ideia de espaços abertos começou a chegar aos EUA vinda da Europa nos anos 50 e 60 e tem proliferado desde então. Contudo, com a abertura recente de algumas matrizes de empresas mais sofisticadas — Google, Facebook e Apple — muitas estão abraçando novamente o movimento. Duas outras empresas farmacêuticas de grande porte decidiram estudar as instalações da GSK e pensam em fazer algo semelhante, explicam os funcionários da empresa. "Era moda nos anos 80, mas parece que passou. Agora está voltando", observa Nancy Rothbard, professora de administração da Wharton. "Creio que isso traz muitos benefícios, mas também alguns custos."

Mais colaboração, mais estresse

A GSK está há 90 dias em suas novas instalações, mas o espaço já está mexendo com a cabeça das pessoas. A administração não fez ainda um estudo formal para medir indicadores como produtividade, frequência e satisfação geral, mas pelos relatos que se tem até o momento, os primeiros sinais são bons.

"Por toda parte, a GSK está migrando para espaços de colaboração sempre que possível no intuito de melhorar a comunicação e o compartilhamento de ideias. A empresa está acabando com as divisórias dos cubículos e com as paredes dos escritórios de modo que os empregados possam ver uns aos outros e conversar", diz Jennifer Armstrong, porta-voz da empresa. "O Five Crescent Drive [no polo de Navy Yard] é o primeiro edifício da GSK construído desde a planta para atender às necessidades da empresa de um prédio sustentável e que permita a colaboração."

Os objetivos, de acordo com Armstrong, consistem em ampliar a colaboração e a confiança, quebrar as barreiras hierárquicas, diminuir o número de e-mails e as reuniões formais, agilizar a tomada de decisões, promover uma maior movimentação física durante o dia e "por fim, permitir um melhor atendimento aos nossos clientes". Alguns empregados que trabalham nas instalações da GSK localizadas em bairros estão pedindo transferência para o novo prédio, diz Armstrong, mesmo que isso signifique um tempo extra de locomoção até o trabalho e um imposto extra sobre o salário para quem trabalha na cidade.

Contudo, muitos observadores dizem que os escritórios de espaços abertos às vezes impõem ônus adicionais aos trabalhadores, e sugerem que as empresas considerem os custos e os benefícios dessa empreitada. "Conversei recentemente com uma pessoa que trabalha numa grande empresa de contabilidade. Ela me disse que adotaram o hoteling para seus empregados, e que eles odiaram", diz Rothbard. "É uma coisa que depende da empresa e do que você está tentando fazer. Pode ser muito estressante não ter um espaço próprio, sua própria rotina, não saber onde você vai se sentar. Há quem consiga criar rotinas não importa qual seja o espaço, contanto que tenha acesso a uma xícara de café ou de chá. São pessoas que têm seu próprio ritual não importa qual seja a disposição do espaço onde estejam. Para outras pessoas, porém, a ausência de relacionamentos profundos pode ser estressante."

Essa liberdade pode acabar se transformando também num fator de inibição. "Pesquisas recentes mostram a existência de um elo entre o espaço pessoal do escritório e a relação de confiança", diz Maurice Schweitzer, professor de gestão de operações e informações da Wharton. "Em um estudo de negociação, os negociadores desfrutam da vantagem de 'jogar em casa'. Eles se saem melhor do que o visitante, e a confiança é o mecanismo de mediação. As pessoas se sentem mais à vontade — e confiantes — no seu espaço personalizado. Em relação a muitas tarefas, inclusive negociações, seu desempenho é melhor em seu escritório."

Contato humano e economia de custos

As razões pelas quais algumas empresas optam por planos de espaços abertos e hoteling variam. "Depende do objetivo de cada uma", diz Rothbard. "O interessante no ambiente atual de trabalho é que muitas informações nos chegam eletronicamente, e temos acesso a um grande número de pessoas e dados que jamais teríamos antes. Portanto, creio que os espaços abertos são uma reação a isso, isto é, a essa forma de trabalho isolada e de contato eletrônico."

Em outras palavras, depois de conquistar o mundo virtual, os trabalhadores estão redescobrindo o valor de estar na presença física uns dos outros, do contato olho no olho, do sorriso — "de se conectar novamente com as pessoas", diz Rothbard.

"Quanto mais você anda por aí, tanto mais é provável manter uma conversa casual com alguém que detém um conhecimento que você não sabia que a pessoa tinha e que você quer também", diz James S. Russell, crítico de arquitetura da Bloomberg.

Jim Williamson, líder de prática global/estrategista do local de trabalho da Gensler, empresa de arquitetura e design diz que quando arquitetos e designers de interiores se encontram com seus clientes, o impulso de migrar para um design de espaço aberto poderá vir de qualquer um dos lados da mesa. "A maior parte das empresas está em busca atualmente de ambientes colaborativos e requisitam nosso know-how para o desenvolvimento de uma estratégia no local de trabalho que atenda às suas necessidades específicas e que evolua com o tempo", diz. Sua empresa é quase sempre contratada só para cuidar da estratégia do local de trabalho, uma estratégia que "se adapte da melhor maneira possível ao seu modo de trabalho: foco, colaboração, aprendizado e socialização. O segredo do sucesso consiste em formular uma estratégia que seja flexível o suficiente para lidar com as situações de hoje e que possa evoluir com o tempo acompanhando a evolução da empresa e da sua força de trabalho".

Scott Erdy, diretor da Erdy Architecture e professor da Faculdade de Design da Universidade da Pensilvânia, diz que quando sua empresa projetou a nova sede do Southern Poverty Law Center em Montgomery, Alabama, os fundadores da organização de direitos civis, Morris Dees e Joe Levin, lembraram que "a época mais criativa e dinâmica" do Law Center ocorreu quando a instituição "criou um espaço temporário para seus escritórios com mesas dobráveis em um armazém na cidade depois que a Ku Klux Klan bombardeou suas instalações anteriores […] porque todos sabiam o que cada um estava fazendo. Eles permitiram que criássemos para eles um local de espaços totalmente abertos — principalmente para os advogados — que promovessem a interação, a colaboração e aprimorassem as estratégias de resolução de problemas".

Outra forma de entender o design de espaço aberto consiste em se livrar dos cubículos e de outros tipos de disposições fixas, porque isso pode gerar economias. Pode-se alocar um número maior de pessoas através do hoteling, permitindo que as pessoas trabalhem em casa ou em sistema de benching, em que os trabalhadores encontram seu lugar em uma mesa comunitária.

"Há vantagens financeiras", diz Michael Useem, professor de administração da Wharton e diretor do Centro de Gestão de Liderança e de Mudança [Center for Leadership and Change Management]. "Contudo, de modo geral, a maneira como a administração tem sido conduzida nos últimos 20 anos evoluiu de uma abordagem mais hierárquica, em que as pessoas são colocadas em escritórios sofisticados até uma relação mais horizontal. O conceito de espaço aberto […] é reflexo de uma forma diferente pela qual a administração faz seu serviço; é mais informal, mais acessível e há menos diferenças sociais entre as pessoas dos diferentes escalões."

Embora o design de espaço aberto esteja sendo alvo de  muita atenção pelo visual atraente que cria nas jovens empresas de negócios, Useem identifica os conceitos de espaços abertos num amplo espectro de indústrias — que às vezes funciona bem; outras vezes, não. Em uma grande instituição financeira de Nova York, em que as paredes de vidro foram usadas para criar uma transparência maior, criou-se um fenômeno do tipo aquário que deixou os funcionários incomodados. Na sede do McDonald's, que tinha um design de espaço aberto, foram criados invólucros de vidro para aquele momento em que as pessoas precisavam ter uma conversa em particular. "Contudo, através da leitura labial e da comunicação não verbal, as pessoas conseguiam deduzir o que estava sendo dito", observa Useem.

Espaços que não foram bem projetados podem acabar corroendo as economias previstas nas instalações. "Se não for bem feito, o projeto enfrentará muita resistência", diz Russell. Muitas empresas "dizem que se puserem uma porção de pessoas em benching, reduzirão significativamente os custos. No entanto, elas descobrirão que não terão o benefício que esperavam ter, porque se os ambientes não forem bons, perderão gente boa e pagarão o preço disso."

Um modo diferente de trabalhar

A GSK gastou uma década no processo de planejar e depois mudar de um escritório tradicional para outro de espaço aberto, diz Ray Milora, executivo de projetos da empresa no polo de Navy Yard. Ele reconhece que o novo cenário suscitou alguns desafios. 'Ninguém gosta de mudança, e tem gente que não fica nem um pouco animada com a perspectiva de perder sua sala", diz ele. Contudo, as sessões de treinamento feitas bem antes da mudança prepararam os trabalhadores para reduzir os arquivos de papel, estudar de que modo a mobília desconhecida funcionava e aprender que tipos de mudanças na etiqueta do escritório deviam esperar.

As interrupções são uma grande preocupação, embora em espaços bem administrados são várias as diferentes técnicas para lidar com isso. "Ser um líder num espaço aberto pode ser cansativo — você está à frente e no meio. É o verdadeiro teste do líder. Não dá para se esconder", diz Milora. Na verdade, enquanto ele falava durante um tour recente pelo prédio, Deirdre Connelly, presidente da North America Pharmaceuticals da GSK, entrou e se sentou a uma mesa qualquer localizada entre várias outras do seu "bairro". pouco depois, ela estava sentada no átrio central ensolarado do prédio conversando com outro grupo. "Você vê gente se dirigindo a Deirdre perguntando-lhe se tem um minuto", diz Milora.

Rothbard cita um estudo de Leslie Perlow, professor da Harvard Business School, em que o autor examina um grupo de engenheiros que trabalha num ambiente de espaço aberto. "Os engenheiros lutavam com o fato de que eram interrompidos a todo momento, e havia uma percepção de que essas interrupções diminuíam a produtividade", diz ela. O estudo descreve de que modo Perlow instituiu uma intervenção denominada "tempo de silêncio", um horário preestabelecido em que ninguém podia interromper quem quer que fosse. A produtividade aumentou.

A GSK encontrou outras ferramentas. Existem salas de silêncio de vários tamanhos para atos solitários, como o ato de escrever, e conversas privadas sobre temas sensíveis ou particulares. Há também salas maiores para reuniões de grupos que não devem ser interrompidas. Cada andar tem uma espécie de recepcionista que ajuda a administrar o uso dos espaços, tanto os discretos quanto os compartilhados. Com relação a evitar conversas indesejadas, três sinais enviam uma mensagem clara: verde para "aproxime-se", amarelo para "já volto" e vermelho para "por favor, não incomode".

O barulho pode ser um problema em alguns escritórios abertos. Um espaço novo e mais aberto do Philadelphia Inquirer no vasto andar de vendas de uma antiga loja de departamentos não tinha como impedir o barulho. Os editores que antes tinham cubículos agora se queixavam da falta de privacidade  e da incapacidade de se concentrar na hora de escrever.

Em 2007, uma análise da acústica do escritório feita pelo Centro do Ambiente Construído da Universidade da Califórnia, em Berkeley, mencionou o som como barreira significativa à concentração. A GSK tem uma equipe que recebe ligações de médicos e pacientes, por isso a empresa isolou o prédio com dispositivos de isolamento sonoro no teto que emitem um som não muito diferente do que sai dos aparelhos de ar condicionado.

Uma grande mudança social que acompanha os planos de espaços abertos é a percepção de que algo está sempre acontecendo, observa Rothbard. A maneira pela qual os trabalhadores processam essa mudança depende muito de cada personalidade. Jennifer Wolfe, diretora de capacidades estratégicas e de comunicações da GSK no departamento de assuntos médicos, diz que geralmente consegue que as pessoas façam um maior número de coisas graças aos encontros casuais no corredor do que em reuniões programadas.

Em suma, os funcionários do escritório talvez estejam dispostos a se acostumar com a ideia de estar prontos seja para o que for. "As coisas estão sempre em fluxo", diz Russell. A maneira como isso se dá — por exemplo, na comparação com o trabalho feito em casa com o trabalho feito na empresa — depende muito do tipo de trabalho que o empregado está fazendo. "Em vez de call centers, as empresas estão contratando pessoas para trabalhar em casa. Para essas tarefas rotineiras, em que é possível garantir a produtividade, trabalhar em casa deixa as pessoas contentes. Na medida em que se atingem alvos mensuráveis, não há problema. Tudo acontecerá de uma vez — nem todos ficarão em casa, nem todos ficarão em cubículos. O tempo de uma coisa só já passou."

Useem também acha que o local de trabalho mudou para sempre. "Só para que se tenha uma ideia, já entrei em diversos andares de executivos que se parecem com uma réplica do que Hollywood teria criado para um escritório desse tipo há algumas décadas — dez escritórios em um andar, cada um deles ocupado por um diretor executivo (CEO) ou por um diretor financeiro (CFO), e do lado de fora de cada escritório uma secretária executiva […] Atualmente, alguns gerentes chegam até mesmo a tirar a porta do escritório para encorajar as pessoas a entrar."

A evolução do espaço aberto desaparecerá? "Duvido", diz Useem, acrescentando, porém, que "atualmente, o pêndulo está se movendo na direção da horizontalização da hierarquia. Hoje ela é mais acessível. É uma maneira melhor de  obter informações sobre o que está acontecendo. Contudo, se a filosofia da administração sofrer mais uma alteração, poderá novamente resultar em diferentes configurações. Uma possibilidade é que a administração se torne mais um empreendimento virtual. Com menos gente no escritório, e mais pessoas no mundo todo, talvez não haja ninguém num espaço de 1,8 m2. O espaço aberto chegou para ficar até que a próxima filosofia de administração entre em cena.

Citando a Universia Knowledge@Wharton

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"Escritórios de design econômico e arejado: o fim das mesas e da privacidade." Universia Knowledge@Wharton. The Wharton School, University of Pennsylvania, [10 July, 2013]. Web. [23 August, 2019] <http://www.knowledgeatwharton.com.br/article/escritorios-de-design-economico-e-arejado-o-fim-das-mesas-e-da-privacidade/>

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Escritórios de design econômico e arejado: o fim das mesas e da privacidade. Universia Knowledge@Wharton (2013, July 10). Retrieved from http://www.knowledgeatwharton.com.br/article/escritorios-de-design-economico-e-arejado-o-fim-das-mesas-e-da-privacidade/

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"Escritórios de design econômico e arejado: o fim das mesas e da privacidade" Universia Knowledge@Wharton, [July 10, 2013].
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